PRIVACY­VERKLARING

Welkom bij TP Olympos vzw. Wij hechten veel belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens en respecteren uw privacy. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen, waarom wij deze verwerken en hoe wij uw gegevens beschermen. Onze verwerking van persoonsgegevens gebeurt in overeenstemming met de toepasselijke Belgische wetgeving en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR).

TP Olympos vzw, met ondernemingsnummer BE 0415.127.435 en maatschappelijke zetel te Ten Brielensesteenweg 55A, 8940 Wervik, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

Verzameling van persoonsgegevens

Wanneer u gebruik maakt van onze diensten, activiteiten of communicatiekanalen, kunnen wij bepaalde persoonsgegevens verzamelen. Het gaat onder meer om:

• Naam en voornaam;
• E-mailadres;
• Telefoonnummer;
• Geboortedatum of leeftijd (indien relevant voor deelname aan activiteiten);
• Geslacht (indien relevant voor sportieve of administratieve doeleinden);
• Andere gegevens die u vrijwillig verstrekt via formulieren, e-mail, inschrijvingen of andere communicatie.

Gebruik van persoonsgegevens

Wij verwerken uw persoonsgegevens uitsluitend voor welbepaalde doeleinden, waaronder:

• Het beheer van leden, deelnemers, vrijwilligers en contacten;
• Het organiseren van sportieve, recreatieve en sociale activiteiten;
• Het versturen van nieuwsbrieven, uitnodigingen en andere communicatie;
• Het beantwoorden van vragen, verzoeken of klachten;
• Het verbeteren van onze dienstverlening en activiteiten;
• Het uitvoeren van administratieve en wettelijke verplichtingen;
• Het opstellen van statistieken en rapporteringen.

Wij verwerken uw persoonsgegevens uitsluitend voor deze doeleinden. Indien wettelijk vereist, zullen wij vooraf uw uitdrukkelijke toestemming vragen.

Rechtsgrond voor verwerking

De verwerking van uw persoonsgegevens gebeurt op basis van één of meerdere van de volgende rechtsgronden:

• Uw toestemming;
• De uitvoering van een overeenkomst of inschrijving;
• Het voldoen aan wettelijke verplichtingen;
• Het gerechtvaardigd belang van TP Olympos vzw, zoals het organiseren van activiteiten, communicatie met leden en het verbeteren van onze werking.

Bewaartermijn

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor zij werden verzameld, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht is.

Persoonsgegevens van voormalige leden, deelnemers of contacten worden verwijderd of geanonimiseerd zodra zij niet langer noodzakelijk zijn voor onze werking of wettelijke verplichtingen.

Delen van persoonsgegevens met derden

Wij delen persoonsgegevens enkel met derden wanneer dit noodzakelijk is voor onze werking of om wettelijke verplichtingen na te komen.

Dit kan onder meer betrekking hebben op:

• IT- en hostingdienstverleners;
• Boekhoudkundige of administratieve dienstverleners;
• Sportfederaties of overkoepelende organisaties indien vereist;
• Overheidsinstanties wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Met verwerkers sluiten wij, waar nodig, overeenkomsten af om de bescherming van uw persoonsgegevens te waarborgen.

Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

In principe worden uw persoonsgegevens niet doorgegeven buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Indien dit uitzonderlijk toch noodzakelijk is, zorgen wij ervoor dat passende waarborgen worden voorzien overeenkomstig de GDPR.

Beveiliging van persoonsgegevens

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, ongeoorloofde toegang, openbaarmaking of wijziging.

Deze maatregelen omvatten onder meer:

• Beperkte toegang tot persoonsgegevens;
• Veilige opslag van gegevens;
• Regelmatige evaluatie van onze beveiligingsmaatregelen;
• Interne procedures voor vertrouwelijke behandeling van gegevens.

In geval van een gegevenslek handelen wij conform de wettelijke verplichtingen en zullen wij, indien vereist, betrokken personen en bevoegde autoriteiten informeren.

Uw rechten

U beschikt over verschillende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

• Recht op inzage;
• Recht op rectificatie;
• Recht op gegevenswissing;
• Recht op beperking van de verwerking;
• Recht van bezwaar tegen bepaalde verwerkingen;
• Recht op overdraagbaarheid van gegevens;
• Recht om een eerder gegeven toestemming op elk moment in te trekken.

U kunt deze rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen. Wij beantwoorden uw verzoek in principe binnen één maand.

Klachten

Indien u van mening bent dat wij uw persoonsgegevens niet correct verwerken, hebt u het recht een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit.

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

Wijzigingen aan deze privacyverklaring

TP Olympos vzw behoudt zich het recht voor deze privacyverklaring te wijzigen. De meest recente versie zal steeds beschikbaar zijn via onze communicatiekanalen of website.

Contactgegevens

Voor vragen, opmerkingen of verzoeken met betrekking tot deze privacyverklaring of de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen met:

TP Olympos vzw
Ondernemingsnummer: BE 0415.127.435
Ten Brielensesteenweg 55A
8940 Wervik
België